ביצוע ספירת מלאי היא חלק מהתנהלותו התקינה של כל עסק אשר יש בו תנועה של סחורה או חומרי גלם.
ההגדרה של מלאי והפרדתו מרכוש קבוע תלויה באופי פעילותו של העסק ולעיתים אינה פשוטה. לדוגמה, בחברה העוסקת בייצור כלי רכב, כלי הרכב הגמורים וחלקי הרכב הם המלאי של העסק (הסחורה שהחברה מוכרת ללקוחותיה). אך לעומת זאת, כלי הרכב בבעלות אותה חברה המשמשים את מנהליה ועובדיה הם רכוש קבוע ולא מלאי.
ערכו של המלאי משמש כלי מרכזי בקביעת הרווח וההפסד של העסק. הספירה מתחייבת הן על פי דרישות הפיקוח החשבונאי ותקנות המס, והן לצורך המידע השוטף הנחוץ להנהלה על פעילותה השנתית.
אי ביצוע ספירת המלאי בתום שנת המס, עלול להביא לפסילת ספרי החשבונות של העסק לאותה שנת מס ולשנת המס העוקבת.
בשל משמעותו של המלאי במאזן החשבונאי של העסק, חשוב מאוד לבצע ספירת מלאי באופן מדויק וללא טעויות. לשם כך, רצוי לפנות זמן מתאים לביצוע ספירת המלאי, ללא הפרעה לתפקודו השוטף של העסק.
על פי תקנות מס הכנסה יש לערוך את ספירת המלאי עשרה ימים לפני יום המאזן (יום המאזן הוא בד"כ ביום 31 בדצמבר) עד עשרה ימים לאחר תאריך המאזן. ולכן ספירות מלאי מתנהלות בדרך כלל בסוף שנת מס, סמוך לתאריך הקובע, ב-31 בדצמבר. עסקים רבים נוהגים להימנע מכל פעילות אחרת ביום של ספירה, ואף לסגור את העסק בפני לקוחות וספקים במהלך הספירה.
כיצד מבצעים את הספירה בפועל?
פעולות שיש לבצע לפני ספירת המלאי:
- יש להכין דפי ספירה עם כל הפריטים הקיימים. ניתן להוריד את הטופס כאן.
- יש לתכנן את הספירה בהתאם לסידור הסחורה במחסן.
- יש להכין הנחיות בכתב לספירת המלאי.
- יש להכין מראש פירוט לגבי כל המקומות בהם מאוחסן המלאי (כולל מלאי אצל אחרים).
- יש לדאוג לספירת מלאי אצל אחרים או לדאוג לקבלת אישורים מהמחזיקים במלאי (כגון מלאי במשגור, מחסני ערובה וכו').
- יש לדאוג כי הסופרים אינם אלו העוסקים במלאי. אם הם העוסקים במלאי, יש לדאוג לבדיקת הספירה ע"י גורם אחר.
דגשים למהלך ספירת המלאי
- יש לדאוג שלא תהיה תזוזה של פרטי מלאי במהלך הספירה. אם קיימת תזוזה, יש לדאוג לרישום תנועות מלאי.
- הרישום צריך להיות בעט ולא בעפרון.
- יש לסמן את המלאי שנספר.
- יש לוודא בסוף הספירה כי כל המלאי סומן.
- יש להפריד פרטי מלאי שהוצאו בגינם תעודת משלוח ולא לכלול אותם בספירה.
- חובה לספור מלאי של אחרים שנמצא בחברה ולהפרידו בחישוב המלאי.
- במהלך ספירת המלאי יש להתייחס ולנסות לאתר מלאי מת, מלאי שתנועתו איטית, מלאי בתצוגה, מלאי פגום וכו'.
- על האחראי לסמן בחתימתו את דפי הספירות.
דגשים לאחר ספירת המלאי
- יש לערוך בירור לגבי הפרשים שעולים מספירות המלאי.
- כאשר ספירת המלאי לא בתאריך המאזן, יש לבצע התאמות נדרשות ליום המאזן.
- יש להעביר לרואה החשבון המבקר את דוח ספירת המלאי הכולל את הפריטים שנספרו, הכמות, מחיר ליחידה והערך הכספי. קבלת הנתונים הנ"ל בסוף השנה יתרמו למהימנות הנתונים אם נדרש להציגם.
חישוב ערך מלאי
ערך המלאי נקבע על פי שווי העלות או שווי מימוש נטו (אומדן שווי מכירה בניכוי הוצאות מכירה) – הנמוך ביניהם. לעיתים יש ויכוח עם פקיד השומה על שווי המלאי, בעיקר על פריטים שניזוקו או שאין סיכוי שיימכרו (מלאי מת). כדי להימנע מכך נוהגים בעלי עסקים למכור אותם לפני תום שנת המס, אפילו במחירים הנמוכים מהעלות.
חישוב ערכו של המלאי קשור במועד רכישתו. פריט מסוג מסוים במלאי הגיע למלאי במועדים שונים, ולכן נרכש במחירים שונים. לקביעת ערכם של הפריטים שבמלאי מקובלות מספר שיטות חשבונאיות:
זיהוי ספציפי – כל פריט מלאי מזוהה באופן נפרד על עלותו ועל הפדיון ממכירתו. משמש לפריטי מלאי ייחודיים ומשמעותיים (בניגוד למלאי שהוא כמות גדולה של פריטים זהים).
נכנס ראשון יוצא ראשון (FIFO): העסק רושם בספריו את היחידות הראשונות שנרכשו כיחידות הראשונות שנמכרו.
נכנס אחרון יוצא ראשון (LIFO): העסק רושם בספריו את היחידות האחרונות שנרכשו כיחידות הראשונות שנמכרו. שיטה זו אסורה כיום לפי התקינה הבינלאומית והישראלית.
ממוצע משוקלל (Weighted Average) – העסק רושם בספריו את היחידות שנמכרו, בעלות ששווה לממוצע משוקלל של כלל היחידות שטרם נמכרו.