מהם הדרישות לניהול ספרים מבעל מקצוע חופשי ?

בעל מקצוע חופשי צריך לנהל את ספריו בהתאם לתוספת ה' לפי הוראות מס הכנסה, (ניהול פנקסי חשבונות) תשל"ג-1973.

עפ"י תוספת זו "בעל מקצוע חופשי " מוגדר כנישום העוסק במקצוע של אדריכל, מהנדס, יעוץ , רואה חשבון, עורך דין , שמאי , כלכלן, טכנאי שיניים  וכדומה.

בעל מקצוע חפשי חייב לנהל מערכת חשבונות באחת השיטות הנהוגות המתאימה לאופי העסק והיקפו, לרבות –

(1)   ספר תקבולים ותשלומים– בהתאם לסעיף 12 לחוק  בספר תקבולים ותשלומים יירשם כל תקבול וכל תשלום הנוגעים להכנסות ולהוצאות העסקיות בציון התעודה והתאריך. 

ספר תקבולים ותשלומים הוא למעשה הבסיס שעל פיו נקבעת ההכנסה החייבת של העסק וחישוב המס שלו.

(2)   ספר לקוחות – בספר הלקוחות ינוהל חשבון נפרד לכל לקוח ובו יירשמו החיובים והזיכויים; אם תמורת השירות שולמה במלואה מיד לאחר מתן השירות אין חובה לרשום חיוב וזיכוי כאמור.

(3)   שוברי קבלה.  חשוב לשים לב שיש להפיק קבלות גם אם התקבול אינו שכר טרחה אלא רק צינור להעברת כסף . לדוגמא לקוח שישלם לעו"ד עבור אגרה / נאמנות – יש להפיק קבלה בגין כך. רישום התקבול אין פירושו כי מדובר בהכנסה. 

(4)   חשבוניות, זולת אם העתקי המכתבים שלפיהם חויב הלקוח נשמרו כתעוד לפי סעיף 25(ג), או אם התמורה נתקבלה במלואה אחר מתן השירות ותיאור השירות נכלל בשובר הקבלה (חשבונית מס קבלה);

(5)   תיק תעוד חוץ.

_

טכנאי שיניים חייב לנהל בנוסף לאמור גם –

(1)   ספר הזמנות;

(2)   רשימת המלאי של מתכות עדינות לסוף שנת המס. 

_

דגשים :

1. תקבול – יש לרשום קבלות גם עבור קבלת כסף בגין החזר הוצאות ,כמו אגרה,  או תקבול בגין נאמנויות (צינור להעברת כסף) . אין בהכרח כי מדובר בהכנסה אך חובה להנפיק קבלה.
2. תקבול בגין נאמנויות- יש חובה לנהל חשבון בנפרד בגין כל נאמנות (כל לקוח בנפרד). ישמר תיעוד מתאים לתקבולים ולתשלומים ( אסמכתא מאת המקבל, אישור העברה בנקאית, חתימת המקבל בליווי צילום ת.ז או מסמך מזהה אחר).
3. בגין שכר טרחה שלא כובד והופק חשבונית – יש להנפיק חשבונית מס זיכוי עם הסבר מפורט.
4. יש חובה לשמור על רצף חשבוניות וקבלות . מומלץ לעבוד עם מערכת ממוחשבת להנפקת מסמכים.